Bab III The Art of Knowledge Exchange Workshop and Training

A. Waktu dan Tempat

Lokakarya ini diselenggarakan pada 1-2 April 2014 di Kantor World Bank, Gedung Bursa Efek Jakarta (BEJ), Tower 1, Ruang Mahakam, Jl. Jend. Sudirman kav. 52-53 Jakarta

B. Narasumber dan Peserta

Narasumber:
• Steffen Janus (Program Manager, Knowledge Hub, World Bank)
• Mr. Philip Karp, Lead Specialist, Knowledge Management, Development Effectiveness Unit, East Asia and Pacific Region

Peserta:
• Deputi Pencegahan dan Kesiapsiagaan, BNPB
• Direktur Pengurangan Risiko Bencana, BNPB
• Direktur Kesiapsiagaan, BNPB
• Kapusdiklat, BNPB
• Kapusdatin, BNPB
• UNESCO
• UNDP
• AIFDR
• Kemenkeu
• Setneg
• Bappenas
• YPRB
• Studio Driya Media/Yayasan Bumi Manira

C. Latar Belakang dan Tujuan Lokakarya

Menjadi tuan rumah bagi delegasi yang berkunjung atau menjadi panitia field visit dapat menyita waktu. Seorang pekerja harus meninggalkan pekerjaan operasionalnya dan menjadi beban pekerjaan tambahan baginya untuk mengurus tamu dan kerja lapangan tersebut.

Namun, sebuah studi pendahuluan dari World Bank menunjukkan bahwa berbagi pengetahuan dapat memberikan dampak yang luar biasa bagi kedua belah pihak, tamu dan tuan rumah. Kegiatan ini dapat mendukung untuk upaya replikasi pengalaman yang baik dan pembangunan yang cepat dengan menghindari hambatan yang mungkin terjadi di tempat lain.

Berbagi pengetahuan bukanlah ilmu pasti, kendati demikian hal ini dapat dilakukan secara sistematis dan sederhana. Sebuah pendekatan yang efektif telah dikembangkan oleh World Bank Institute, yaitu “The Art of Knowledge Exchange”. Pendekatan ini telah diajarkan kepada staf World Bank di seluruh dunia dan sekarang ditawarkan kepada institusi yang terpilih.

Tujuan dari lokakarya ini adalah familiarisasi peserta dengan pilihan untuk mengorganisasi program berbagi pengetahuan. Instrumen dan aktivitas yang dipelajari akan mendorong staf bukan hanya dalam kesempatan berbagi pengetahuan level internasional, namun juga sangat berguna untuk merencanakan dan menerapkan pada pertemuan sehari-hari maupun lokakarya. Selain itu, dengan lokakarya ini diharapkan perserta dapat:

1. Menerapkan 5 langkah model desain untuk perencanaan dan pertukaran pengetahuan yang sukses.
2. Mengidentifikasi konteks dan proses yang spesifik untuk perencanaan, pendistribusian, dan tindak lanjut untuk pertukaran pengetahuan.

D. Hasil Lokakarya

Lokakarya dilakukan dalam dua segmen. Sesi pagi di hari pertama fokus pada pengetahuan dasar dan metodologi. Sementara sesi sore dan waktu sisa lainnya akan digunakan untuk menerapkan konsep secara konkrit pada aktivitas yang dipilih.

Di hari pertama, peserta melakukan diskusi mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi sebuah proses pertukaran pengetahuan dapat berjalan dengan baik dan apa tantangan yang dihadapi dalam melakukan proses ini.
Secara umum, peserta menyimpulkan, bahwa pertukaran pengetahuan dapat berjalan dengan baik bila ada kesamaan pengetahuan, sarana dan prasarana mendukung, serta struktur bahasa yang digunakan mudah dipahami.

Instruktur dari World Bank Institute selanjutnya menjelaskan mengenai Kerangka Kerja Pengembangan Kapasitas, yaitu:
• Pertukaran pengetahuan dalam konteks pembangunan,
• Menjawab kendala utama pengembangan kapasitas,
• Memastikan hal itu didorong oleh permintaan
• Target yang disasar adalah agen perubahan
• Berfokus pada hasil atau produk yang konkrit
• Mamfasilitasi pemilihan instrumen dan aktivitas yang tepat

Dalam sebuah kegiatan pertukaran pengetahuan, maka digunakan model yang dinamakan ‘Bridge Model’ atau model jembatan. Bridge Model terdiri dari serangkaian kegiatan, yaitu:

Picture1

Gambar 4. Bridge Model

1. Anchor

Anchor atau jangkar adalah langkah paling awal sebelum proses berbagi pengetahuan dimulai. Proses ini diawali dari identifikasi apa tujuan pembangunan, lebih jauh kepada identifikasi perlunya pertukaran pengetahuan dilakukan. Selanjutnya adalah dengan menentukan tantangan institusi/badan/lembaga. Terakhir adalah menentukan perubahan tujuan dari pertukaran pengetahuan.

2. Define Key Points

Setelah Anchor dilakukan, maka ditindaklanjuti dengan menentukan poin-poin kunci untuk proses berbagi pengetahuan. Poin-poin tersebut mencakup identifikasi profil peserta. Menentukan apa yang harus diperoleh oleh peserta dalam jangka waktu menengah (intermediate outcomes). Dalam langkah ini, hal terakhir yang dilakukan adalah mengidentifikasi penyedia pengetahuan.
Setelah penjelasan mengenai Key Points, instruktur membagi peserta ke dalam berbagai grup untuk melakukan diskusi dan simulasi persiapan sebuah acara berbagi pengetahuan. Acara tersebut berupa:

• Seminar sehari mengenai penanganan bencana Merapi dengan tamu dari BPBD Karo
• Video conference untuk persiapan seminar sehari penanganan bencana Merapi.
• Seminar 5 hari kunjungan dari delegasi Filipina ke Merapi
• Video conference untuk persiapan seminar 5 hari dengan tamu dari delegasi Filipina.

Berikut ini contoh skenario kunjungan dari BPBD Karo/Sinabung dan kunjungan dari delegasi Filipina.

Picture1

Gambar 4. Skenario Kunjungan Delegasi

Peserta mamaparkan hasil diskusinya dan rencana seminar yang akan diselenggarakan. Selanjutnya instruktur memberikan saran dan masukan. Catatan dari kegiatan ini adalah: penyelenggara dan tuan rumah harus mengetahui dengan jelas maksud dan tujuan dari delegasi tamu. Ada daftar pertanyaan yang mesti diajukan dan bisa dijadikan template manakala akan menerima kunjungan tamu dari instansi/lembaga/negara lain.

• Daftar pertanyaan tersebut antara lain adalah sebagai berikut:
• Level dari pejabat yang akan hadir dalam seminar dan video conference
• Fokus bencana apa yang akan dibicarakan.
• Berapa lama kunjungan akan dilakukan
• Fasilitas apa yang harus disiapkan (Transportasi/akomodasi)
• Bagaimana agenda pertemuan dan video conference

3. Design

Langkah ke tiga dalam model jembatan pengetahuan adalah ‘Design and Develop Key Points’. Setelah mengetahui maksud dan tujuan kunjungan suatu delegasi, maka dibuat desain acaranya. Dalam penyusunan desain acara, harus memerhatikan:

• Pemilihan peserta
• Pengorganisasian, desain dan tim yang akan mempresentasikan
• Pembuatan kerangka waktu kerja untuk pengorganisasian dan pengajuan proposal untuk intervensi yang konkrit.
• Pembuatan agenda yang disesuaikan dengan aktivitas
• Penyiapan isi dari seminar

Sebuah panitia seminar kemudian harus melakukan checklist yang meliputi: pertimbangan kebutuhan dan peluang, pemilihan instrumen untuk pertukaran pengetahuan, apa metode yang akan digunakan dan bagaimana urutannya, terakhir adalah pemilihan aktivitas dan urutannya dalam kegiatan pertukaran pengetahuan yang akan diselenggarakan.

Pertimbangan kebutuhan dan peluang operasional di antaranya mencakup: jumlah anggaran, jumlah orang, waktu yang diperlukan, teknologi dan sumberdaya, serta lingkungan operasional.

Sementara itu, instrumen dalam suatu kegiatan pertukaran pengetahuan yang dimaksud adalah bentuk dari kegiatan itu sendiri. Instrumen itu bisa berupa: konferensi, kunjungan ahli, pameran pengetahuan, study tour, lokakarya, kompetisi, knowledge jam, multi stakeholder dialog/konsultan, komunitas praktisi, dan twining. Instrumen tersebut dapat berdiri sendiri atau digabung-gabungkan dalam sebuah kegiatan pertukaran pengetahuan.

Sebagai contoh, konferensi ditambah pameran pengetahuan, dan komunitas praktisi bisa digabung dalam satu kegiatan yang menghasilkan sebuah pengetahuan baru. Apabila suatu kegiatan bertujuan untuk memperdalam keterampilan, maka bisa dilakukan rangkaian kegiatan lokakarya, knowledge jam, dan kunjungan ahli.

Di lain sisi, ada pula aktivitas pertukaran pengetahuan. Aktivitas yang dimaksud adalah berbagai kegiatan kecil-kecil untuk mendukung berjalannya instrumen pertukaran pengetahuan. Pertimbangan dalam melakukan suatu aktivitas adalah: bagaimana membangun blok-blok instrumen yang disesuaikan dengan profil peserta, durasi kegiatan, fase-fase kegiatan, sumberdaya dan logistik. Bentuk-bentuk aktivitas yang dilakukan dalam kegiatan pertukaran pengetahuan adalah: presentasi, diskusi, pertukaran pengalaman, dan analisis. Masing-masing dari aktivitas masih bisa dibagi lagi, misalnya paparan bisa diisi dengan demonstrasi/pertunjukan, panel para ahli, lightning talks, sesi poster, pelaporan, dan story telling. Demikian juga dengan diskusi, maka bisa diisi dengan lingkaran anekdot, brainstrorming, sesi buzz, bahkan e-discussion.

Peserta kemudian diminta untuk mengembangkan agenda untuk sebuah instrumen pertukaran pengetahuan. Dalam grupnya peserta membangun standardisasi agenda yang sesuai untuk skenario yang ditentukan. Perlu dipikirkan tujuan, pertanyaan konkrit yang diajukan, jumlah dan profil dari peserta/tamu, durasi acara, dan lainnya. Peserta diminta untuk membuat gabungan aktivitas yang dapat menghasilkan produk/outcomes terbaik.

Picture1

Tabel 1. Skenario Kegiatan

Dari agenda kegiatan yang sudah dibuat, maka kemudian dilakukan review. Review bisa dilakukan dengan mengajukan beberapa pertanyaan seabgai berikut:

• Apakah cukup variasi aktivitas dalam instrumen?
• Siapa yang bicara dan untuk berapa lama? Apakah informasi yang dipaparkan cukup waktu?
• Apakah disediakan waktu bagi peserta untuk melakukan refleksi pembelajaran?
• Apakah elemet tindak lanjut sudah diikutsertakan?
• Apakah waktu yang digunakan untuk melakukan aktivitas cukup?
• Apakah kita belajar dari mereka?
• Apakah sumberdaya yang tersedia memadai untuk pelaksanaan?

Pada hari kedua, peserta mendapat tugas Berkaitan dengan draf agenda yang telah disusun. Peserta lokakarya diminta untuk berdiskusi dalam rangka menyusun satu sesi secara spesifik. Sesi yang harus dibuat detailnya adalah: opening session, presentation session, field visit, action planning session. Dalam detail kegiatan tersebut, maka harus dapat menjawab pertanyaan sebagai berikut:

• Apa tujuan dari sesi tersebut?
• Bagaimana alur dari sesi tersebut?
• Siapa melakukan apa dan kapan serta berapa lama?
• Apa sumberdaya yang diperlukan?

4. Implement

Beberapa kunci dalam implementasi/penerapan perencanaan berbagi pengetahuan adalah: mendampingi peserta dalam seluruh sesi kegiatan, membangun keterhubungan dan pertemanan dengan peserta, mengatur dokumen secara sistematis dan lacak kembali.
5. Result

Hasil dari kegiatan harus bisa menyatukan data-data pada saat pelaksanaan kegiatan itu sendiri. Perlu juga dilakukan pengukuran efektivitas di antara hasil yang diharapkan dan tidak diharapkan. Kemudian paling akhir disusun laporan kegiatan.

E. Kesimpulan dan Tindak Lanjut

• Dalam suatu pelaksanaan kegiatan pertukaran pengetahuan yang efektif, haruslah disusun dengan mengikuti alur mulai dari perencanaan sampai dengan pelaporan hasil.
• Model Jembatan atau ‘Bridge Model’ dapat digunakan untuk membantu berjalannya pelaksanaan proses pertukaran pengetahuan dengan baik.
• Setiap langkah dalam ‘Bridge Model’ ada kunci-kunci atau indikator yang harus dipenuhi agar kegiatan pertukaran pengetahuan bisa berjalan dengan efektif.
• Semua rencana yang peserta buat akan digunakan untuk menyambut delegasi dari Filipina yang akan datang ke Yogyakarta untuk belajar dan berbagi pengetahuan tentang proses rehabilitasi dan rekonstruksi.

F. Lain-Lain

Dokumen yang terkait dengan lokakarya ini adalah:
1. The Art of Knowledge Exchange Handbook
2. Paparan THe Art of Knowledge Exchange: Sharing Operational Experiences and Lessons Learned

Catatan-catatan lain selama berjalannya pelatihan
• Sebelum suatu delegasi atau tamu datang, maka perlu ada kuesioner sebagai template.
• Opening session jangan terlalu formal.
• Dalam suatu agenda pertemuan dengan delegasi luar negeri, maka perlu dimasukkan item ‘shopping’ hal ini perlu dilakukan untuk menjaga agar peserta tidak belanja sendiri-sendiri.
• Dalam sebuah site visit, perlu ada time keeper yang mengatur jalannya site visit itu sendiri.
• Site visit bukanlah kegiatan wisata, oleh karena itu perlu dipilih guide/fasilitator dengan hati-hati.
• Dalam perjalanan antara tempat pertemuan dengan lokasi site visit di kendaraan dapat dimanfaatkan untuk briefing.
• Proses pertukaran pengetahuan atau ‘knowledge exchange’ dapat dimasukkan ke dalam semua sesi.
• Delegasi tamu yang hadir bila diminta untuk melakukan presentasi, maka harus dimasukkan dalam agenda sedari awal
• Pada bagian akhir kegiatan, perlu dilakukan konfirmasi lagi apakah pihak tuan rumah sudah memenuhi harapan tamu dan menjawab pertanyaan sesuai dengan tujuan tamu.
• Dalam melaksanakan suatu kegiatan, jangan berfokus pada ‘tools’ tapi pada ‘objective’ kegiatan tersebut.

1 thought on “Bab III The Art of Knowledge Exchange Workshop and Training”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *