Bab II Capturing and Packaging of Operational Experiences and Lesson Learned

A.      Waktu dan Tempat

Lokakarya diselenggarakan pada tanggal 26-28 Maret 2014 di Universitas Gadjah Mada, Jl. Pancasila No. 2 Bulaksumur, Yogyakarta.

B.      Narasumber dan Peserta

Narasumber:

  • Steffen Janus (Program Manager, Knowledge Hub, World Bank)
  • Nicolas Meyer (Learning Specialist at the World Bank Institute)
  • Mathy van Buel (International Expert on Learning Technologies)

Peserta:

  • Direktorat Kesiapsiagaan, BNPB
  • Direktorat Pemberdayaan Masyarakat, BNPB
  • Direktorat Pengurangan Risiko Bencana, BNPB
  • Pusdiklat, BNPB
  • Pusdatin, BNPB
  • BPBD Prov. DIY, Kab. Sleman, dan Kab. Bantul
  • MTBA (Magister Teknik Bencana Alam, UGM)

C.      Latar Belakang dan Tujuan Lokakarya

Workshop/Lokakarya “Capturing and Packaging of Operational Experiences and Lesson Learned” adalah tindak lanjut dari perintah Kepala BNPB untuk meningkatkan kapasitas BNPB agar lebih sistematis dalam merekam, mengemas, dan membagikan pengalaman-pengalaman operasional dalam semua bidang kerja BNPB.

Pengalaman yang paling relevan untuk efektivitas sebuah organisasi adalah berasal dari para praktisi tematik dan pembuat kebijakan di organisasi tersebut. Sayangnya, beliau ini tidak memiliki waktu untuk berbagi pengalaman yang telah diperoleh dengan pihak lain baik di dalam maupun di luar organisasinya. Pengalaman tersebut berupa pengetahuan tersirat (tacit knowledge) yang ada di kepala para praktisi dan pembuat kebijakan yang dapat hilang manakala beliau pindah atau pensiun.

Banyak organisasi yang tidak memiliki proses yang sistematis dan terlembagakan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan pelajaran-pelajaran penting dari pelaksanaan tugas-tugas operasionalnya. Dalam seni merekam dan mengemas pengetahuan mencakup langkah-langkah dasar yang diperlukan dalam kaitannya dengan pengetahuan teknis. Inti kegiatan ini adalah penguatan kapasitas penting dalam mengidentifikasi, merekam, memvalidasi dan pengemasan pengalaman-pengalaman operasional.

Tujuan dari lokakarya, diharapkan pada akhir kegiatan peserta akan mampu memahami dan menerapkan langkah-langkah pertama berbagi pengetahuan (dari identifikasi, merekam, sampai pengemasan). Peserta dapat memilih teknik dan alat yang tepatguna untuk melaksanakan setiap langkah. Peserta juga dapat mengevaluasi secara mandiri hasil kerjanya. Akhirnya, peserta dapat memahami keseluruhan siklus berbagi pengetahuan dan manfaatnya untuk diri sendiri dan organisasi.

D.      Hasil Lokakarya

Metode yang digunakan dalam lokakarya ini adalah learning by doing. Kegiatan-kegiatan praktik merekam pengetahuan dikombinasikan dengan sesi eksplorasi kelompok, diskusi, penugasan-penugasan praktis, dan penilaian akhir untuk memastikan pengalaman belajar yang kaya dan sangat interaktif. Studi kasus dalam lokakarya ini adalah proses rehabilitasi dan rekonstruksi pasca bencana erupsi Merapi.

Pertama-tama, peserta harus mengidentifikasi pengetahuan yang akan dibahas terkait dengan proses rehabilitasi dan rekonstruksi pasca Merapi. Semua peserta mengajukan pertanyaan dan dikelompokkan ke dalam 8 topik. Pada saat yang sama, peserta yang berpengalaman dalam penanggulangan bencana Merapi, terutama pada tahap rehabilitasi dan rekonstruksi diminta untuk memaparkan pengetahuannya. Selanjutnya, peserta dibagi ke dalam 8 grup sesuai topik dan di masing-masing grup ada expert/ahli/narasumber, yaitu orang yang berpengalaman tadi.

Proses berbagi pengetahuan mengikuti siklus ‘Art of Capturing and Packaging’ yang digambarkan sebagai berikut:

Picture1

Gambar 2. Siklus ‘Art of Capturing and Packaging Knowledge’

Langkah pertama adalah identifikasi pengalaman operasional dan pembelajaran yang layak direkam. Metode yang digunakan untuk melakukan proses identifikasi adalah:

  1. Kuesioner 5W1H
  2. Cheklist: sesuai dengan kriteria pada identifikasi pengetahuan
  3. Audit pengetahuan
  4. Analisis Kesenjangan Pengetahuan

Identifikasi pengalaman operasional atau pengetahuan ini perlu dilakukan agar suatu pengetahuan/pengalaman bermanfaat untuk digunakan oleh orang lain. Sebuah pengetahuan yang layak untuk direkam harus memenuhi kriteria:

  • Dibutuhkan oleh orang banyak
  • Dijelaskan dengan baik
  • Dapat direkam/disimpan/dicatat
  • Dapat dibagikan ke orang lain
  • Dapat dilaksanakan oleh orang lain
  • Sesuai dengan topik bahasan

Langkah kedua setelah identifikasi pengetahuan untuk dibagi adalah proses perekaman pengetahuan. Guna melakukan hal ini, banyak metode dan peralatan yang dapat digunakan untuk merekam pengalaman operasional dan pembelajaran. Metode tersebut di antaranya adalah:

  • Wawancara
  • Bercerita (story telling)
  • Review dan evaluasi (after action reviews)
  • Laporan di kantor
  • Grup Diskusi (focus group)
  • Observasi
  • Panduan Bagaimana Untuk … (How to Guides)
  • Blog
  • Wiki
  • Ruang Kerja Bersama
  • Konferensi
  • Forum
  • Komunitas Praktisi

Dengan mengetahui metode perekaman, bukan berarti tugas selesai. Pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana peserta dapat menerapkan metode tersebut. Guna mengatasi hal itu, setiap kelompok harus mengisi template rencana perekaman yang terdiri dari:

  • Pengetahuan apa yang ingin direkam
  • Siapa ahli yang akan menjadi narasumber
  • Bagaimana teknik perekaman dilakukan
  • Di mana dilakukan perekaman
  • Kapan waktu perekaman
  • Bahan-bahan apa saja yang dibutuhkan
  • Peran dan tanggung jawab, siapa melakukan apa
  • Risiko yang mungkin dihadapi
  • Kesempatan atau tindak lanjut apa yang mungkin terjadi

Pada lokakarya ini, dalam grupnya masing-masing ada peserta yang berperan sebagai pewawancara dan narasumber. Pewawancara menyiapkan serangkaian pertanyaan yang berkaitan dengan topik di masing-masing grup. Namun, dalam perkembangannya digabungkan metode wawancara dan story telling. Hal ini dilakukan agar semua pewawancara memiliki pemahaman yang sama terlebih dahulu tentang topik yang dibahas.

Setelah proses perekaman selesai dilakukan, peserta/pewawancara harus mengisi template perekaman. Template ini terdiri dari:

  • Topik apa yang ingin direkam pengetahuannya,
  • Latar belakang topik tersebut dipilih,
  • Tantangan yang dihadapi,
  • Solusi untuk mengatasi tantangan dan keberhasilan atau kegagalan solusi tersebut,
  • Pembelajaran,
  • Rekomendasi.

Setelah sebuah pengalaman atau pengetahuan bisa direkam, maka perlu dilakukan validasi terhadap informasi yang didapatkan. Validasi tersebut dapat dilakukan oleh manajemen, penulis/pewawancara sendiri, ahli lain, dan kawan-kawan pewawancara sendiri. Cara yang bisa dilakukan adalah melakukan perulangan proses wawancara atau story telling dengan pertanyaan yang sama atau menanyakan hal-hal yang dirasa masih kurang jelas.

Manakala proses validasi selesai dilakukan, maka proses selanjutnya adalah pengemasan pengetahuan. Banyak pilihan untuk mengemas pengetahuan agar bisa dibagi ke orang lain. Hal yang umum dilakukan misalnya dalam bentuk paparan untuk disajikan kepada peserta atau pihak yang membutuhkan. Selain itu, pengemasan juga bisa dilakukan dalam bentuk rekaman audio, video, tulisan di website, buku, laporan dan lainnya.

Seluruh hasil kemasan pengetahuan tersebut selanjutnya perlu dilembagakan secara resmi oleh organisasi agar lebih terbaca dan ada legitimasinya.

Pada hari terakhir, di hari ketiga lokakarya diisi dengan paparan peserta atas hasil diskusi. Dalam hal ini adalah pengetahuan yang telah dikemas ke dalam berbagai bentuk. Sebagian besar peserta memaparkan dalam bentuk presentasi menggunakan power point. Namun, presentasi tersebut ada yang dilengkapi dengan video, rekaman audio, bahkan ada satu kelompok yang memafaatkan media leaflet.

Satu demi satu grup menampilkan hasil kemasan pengetahuannya dan dikomentari oleh grup lain serta instruktur. Selanjutnya adalah tindak lanjut, yaitu adanya rencana aksi sebagai tindak lanjut untuk melengkapi pengetahuan tersebut. Rencana aksi yang dimaksud mencakup beberapa hal berikut:

  • Klarifikasi dari definisi pengetahuan
  • Second opinion
  • Kapan akan dilakukan rencana tindak lanjut tersebut
  • Apa pertanyaan lain yang muncul

Catatan penting dari rencana aksi ini adalah, apa pun rencana yang muncul harus bisa dilakukan.

Dengan dilakukannya paparan oleh semua kelompok, maka sejatinya lokakarya sudah selesai. Namun, tim instruktur berkenan untuk mengajarkan kepada peserta yang berminat bagaimana memanfaatkan media presentasi, termasuk power point, video dan audio secara efektif untuk merekam pengetahuan.

Dalam penggunaan power point, pertanyaan pertama yang harus dijawab adalah, “Apabila Anda dapat menjelaskan tanpa power point, kenapa Anda harus menggunakannya?”

Beberapa petunjuk yang bisa dimanfaatkan saat akan menggunakan power point adalah:

  • Cerita apa yang ingin disampaikan dalam paparan tersebut, bagaimana alurnya?
  • Hati-hati dalam memilih gambar yang akan digunakan dalam power point
  • Jangan pernah lupa tujuan presentasi itu sendiri
  • Fokuslah pada ide dan gunakan gambar
  • Setiap presentasi selalu menjual produk/sesuatu
  • Setiap slide harus memiliki tujuan mandiri yang mendukung keseluruhan cerita
  • Kunci dari presentasi adalah mencari kunci dari sebuah produk/pengetahuan
  • Hal yang paling penting adalah bagaimana menarik perhatian peserta
  • Jangan gunakan satu power point untuk berbagai kesempatan, sesuaikan paparan dengan peserta yang hadir.
  • Harus berhati-hati saat akan menambahkan animasi pada paparan
  • Berlatih memaparkan power point kita secara terus menerus
  • Gunakan standar huruf (ukuran/jenisnya) sesuai yang disarankan oleh power point.

E.       Kesimpulan dan Tindak Lanjut

  • Pengalaman atau pengetahuan perlu direkam, dikemas, dan dibagikan agar kinerja suatu organisasi efektif.
  • Saat seorang praktisi atau ahli yang berpengalaman pindah kerja atau pensiun, maka pengalaman dan pengetahuan yang dimilikinya bisa ditularkan kepada orang lain di luar atau di dalam organisasi.
  • Kemasan pengetahuan yang dihasilkan hendaknya dilembagakan agar memiliki legitimasi.

F.       Lain-Lain

  • Dokumen yang terkait dengan lokakarya ini adalah:
  • Template for Capturing Plan
  • Detailed action plan
  • Short description template
  • Paper “The Art of Capturing and Packaging Knowledge”
  • Template Form Validasi
  • Hasil-hasil diskusi bisa diakses di www.dewantoedi.net

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *